Berikut beberapa cara PT Berca Hardayaperkasa membantu perusahaan beradaptasi dengan teknologi cloud.
- Menentukan teknologi cloud
Hal pertama yang penting dilakukan adalah dengan membuat pertanyaan “apa artinya cloud bagi perusahaan?” Pertanyaan ini memang terdengar sederhana, tapi tidak semua orang memiliki jawaban yang sama, mendefinisikan cloud dengan tepat dapat memiliki dampak yang luas bagi perusahaan.
Bagi sebagian pengguna mungkin akan mengatakan bahwa cloud adalah automated virtualization on premises, karena pengguna dapat meminta mesin virtual dengan cepat dan biasa disebut sebagai software as a service (SaaS) yang dapat mendukung bisnis.
Bagi sebagian pengguna lainnya mungkin tidak sependapat dengan pehaman tersebut bahwa cloud adalah penyedia public cloud seperti Amazon Web Services (AWS), tapi sebagian orang juga berpendapat bahwa teknologi cloud bukanlah tujuan melainkan cara IT beroperasi dengan memberikan nilai lebih bagi keberlangsungan bisnis.
- Tentukan apakah cloud cocok untuk lingkungan perusahaan Anda
Pertanyaan selanjutnya adalah, “mengapa cloud?”. Jika Anda pernah membaca salah satu buku Simon Sinek yang berjudul “Start with Why” mungkin ingat dengan kalimat ini “people don’t buy what you do; they buy why you do it.” Adanya experience dalam teknologi cloud secara signifikan dapat mengubah cara perusahaan mengelola sebuah bisnis.
Tentunya perubahan ini akan berdampak pada beberapa aspek mulai dari manusia, proses dan teknologi. Tapi, sejauh ini aspek manusialah yang paling berdampak dan sulit untuk diubah. Jika Anda ingin seluruh tim mengikuti Anda dalam menjalankan proses ini, maka mereka perlu memahmi mengapa Anda melakukannya.
- Pastikan waktunya tepat
Manusia adalah makhluk yang memiliki kebiasaan dan sulit untuk melakukan perubahan. Bagi sebagian orang ini bukan saat yang tepat untuk berubah, di sisi lain menggunakan teknologi cloud jadi jawaban yang tepat walaupun implementasinya bisa saja bukan di waktu yang tepat.
Sebagai contoh, saat ini menjadi waktu yang tidak tepat jika perusahaan masih memiliki kontrak kerjasama jangka panjang dengan penyedia data center. Atau jika perusahaan baru saja melakukan investasi infrastruktur di lingkungan perusahaan, bisa jadi perusahaan harus menunggu beberapa tahun lagi untuk memustukan menggunakan teknologi cloud.
Tapi alasan terbesar mengapa waktu menjadi tidak tepat adalah karena perusahaan tidak siap untuk melakukan perubahan. Sebagai contoh lainnya, perusahaan mungkin telah melalui sejumlah perubahaan (akuisisi, reorg, implementasi system ERP baru) dan Anda tidak memilki kapasitas untuk menyerap perubahan structural.
Transformasi cloud dapat melibatkan dan melatih perusahaan, sehingga perusahaan harus benar-benar siap untuk melakukanya. Pendekatan sederhana tersebut pasti akan tiba dan perusahaan harus siap menghadapinya.
Jadi, sudah siapkah perusahaan Anda melakukan perubahan?
- Membangun Cloud Business Office (CBO)
Mengadopasi cloud akan berdampak besar bagi perusahaan Anda dalam mengembangkan proses yang mungkin belum tersentuh selama beberapa decade. Untuk pertama kalinya, para developres bersedia membuat dan memodifikasi persyaratan infrastruktur dengan menggunakan software.
CBO memiliki fungsi sebagai pusat pengambilan keputusan dan komunikasi untuk program cloud perusahaan Anda, baik secara internal maupun eksternal. Lebih dari sekedar cloud center, CBO menjadi badan operasional yang mengarahkan semua aspek program cloud perusahaan, mulai dari implementasi hingga proses operasi yang berkelanjutan.
Anggota CBO terbagi dalam dua kategori, yaitu full time dan part time. Anggota CBO full time adalah para leaders yang memiliki tanggung jawab harian untuk kesuskesan dalam proses implementasi, adopsi dan pengelolaan cloud dalam perusahaan, termasuk:
- Cloud program leadership
- Technical operations leadership
- Chief architect(s)
- Security operations leadership
Anggota CBO part time para leaders memiliki kepentingan dalam kesuksesan program cloud dan visibilitas dalam sebuah proses, termasuk:
- Legal and risk leaders
- HR leaders
- Procurement
- IT finance
Teknologi cloud sudah mengubah bagaiamana cara Anda mengopersikan IT. Sifat agile dari teknologi cloud dapat menjangkau hampir setiap department dalam perusahaan. Selain itu, dibandingkan dengan on premises environments, teknologi cloud membutuhkan lebih sedikit tenaga ahli untuk mengelola dan mengoperasikannya. Sehingga perusahaan memerlukan tim yang solid dalam memecah silo, karena perusahaan akan membutuhkan serangkaian proses operasi, pengembangan, infrastruktur, risiko dan keuangan. Termasuk:
- Project management
- Technical decision-making
- Application owner onboarding
- Technology training
- Risk/security decision-making
- Organizational change management and training
- Financial governance
- Operational services and governance
- Vendor management
- Ketahui ekonomi cloud perusahaan Anda
Ketika mulai mengadopsi cloud, perusahaan harus memahami beberapa aspek, terlebih lagi dari sisi ekonomi . Dalam ekonomi cloud terbagi dalam dua lingkup, yang pertama adalah analisa Total Cost of Ownership bersamaan dengan hard cost saving (biaya pembelian, pengiriman, dan instalasi).
TCO membandingkan layanan on-premises dengan layanan cloud. Saat menentukan biaya yang akan dikeluarkan perusahaan diminta untuk melihat secara keseluruhan paket, tidak hanya perbandingan antar server. Area yang perlu dipertimbangakan adalah:
- Hardware and networking costs
- Downtime costs (planned and unplanned)
- Upgrade costs
- Disaster recovery/business continuity costs
- Service-level agreement penalties
- Deployment costs
- Operational support costs (day-to-day operations)
- Performance costs
- Costs of selecting vendor software
- Requirements analysis costs
- Developer, administration, and end-user training costs
- Cost of integration with other systems
- Quality, user acceptance, and other testing
- Application enhancement and bug-fix costs
- Physical security costs
- Legal, MSA, and contracting costs
- Replacement and takeout costs
- Cost of other risks (including security breaches)
Lingkup kedua mencakup agility dan soft cost (downtime, biaya kesempatan, biaya SDM, dan lain sebagianya). Perusahaan dapat melihat apa manfaat dari memiliki infrastruktur cloud sangat fleksibel dan agility? Apakah ada dampak dari sisi finansial? Maka perusahaan perlu mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini:
- How do you measure the impact of productivity (in person-days)?
- What is the total benefit of accelerated application development?
- How do you measure the impact of faster software lifecycles?
- How do you measure a “fail fast” model?
- How much do human error and outages cost your organization?
- Jalankan sesuai dengan prosedur
Untuk menjalankan dengan baik, Anda harus tahu apa yang Anda lakukan. Anda harus menentukan pentingnya cloud bagi perusahaan dan mempersiapkan untuk langkah selanjutnya.
Tujuan perusahaan memutuskan mengadopsi teknologi cloud adalah untuk memberikan nilai lebih kepada customers. Perusahaan ingin memberikan layanan yang lebih kompetitif dengan biaya yang lebih efekif bagi para customers.
Cloud initiative secara mendasar dapat mengubah proses operasi dalam bisnis, walaupun akan ada banyak rintangan, dengan mengikuti pendekatan Cloud Transformation Maturity dapat membantu perusahaan untuk focus pada prioritas dari cloud transformation.
- Terus belajar
Cloud bukanlah sebuah tujuan, melainkan sebuah cara dalam berbisnis yang melibatkan sifat agility, lesson learned dan additional improvements. Anda dapat memastikan aplikasi, operasi atau layanan yang akhirnya bermigrasi ke teknologi cloud dapat menumbuhkan budaya continuous improvement dalam perusahaan. Dengan berbagai aktivitas termasuk memonitor data pengeluaran, focus pada keamanan dan kepatuhan, dan berinovasi berdasarkan feedback yang diterima.
